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Los metadatos tienen una importancia enorme en el día a día de empresas y profesionales. Son los campos ocultos en documentos de todo tipo, con los que podemos llegar a descubrir información muy valiosa que ayude a impulsar nuestro negocio. Estos datos están escondidos en documentos como archivos de texto o imágenes y podemos extraerlos con facilidad si disponemos de la herramienta adecuada. Una de las más conocidas es FOCA (Fingerprinting Organizations with Collected Archives), creada por la empresa Elevenpaths y considerada como una de las recomendaciones principales en el sector.

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Entender el valor del metadato

Es primordial que entendamos primeramente que el valor de los metadatos puede estar por encima de la información que obtengamos de análisis, estudios y otros archivos de información. Estos datos ocultos nos cuentan muchísimo y pueden ser la forma de cambiar las tornas en el rumbo de un negocio o en la gestión de un producto. Y no son precisamente unos pocos datos, sino que la variedad y cantidad de información que podemos encontrar oculta en los metadatos es enorme.

El mejor ejemplo lo podemos ver con un archivo de Word, en el cual hay metadatos escondidos (no siempre, pero son una posibilidad) como el nombre del autor del documento, el puesto que ocupa esta persona en la empresa, la descripción del documento e incluso el nombre de la persona que ha escrito esa descripción. Con los metadatos también descubriremos las etiquetas que acompañan al documento y distintos campos relacionados con el copyright del mismo. Esto último es lo que se puede utilizar como forma de reclamación si se infringe el copyright de, por ejemplo, una imagen, dado que el copyright de la misma siempre está escondido en los metadatos.

Las grandes posibilidades que aporta FOCA

Si por algo FOCA y sus metadatos se han posicionado como uno de los mejores programas dedicados a la extracción de esta información es por su gran versatilidad y posibilidades. Uno de sus mejores rasgos es que no solo trabaja con archivos que se encuentren almacenados de manera local, sino que tenemos la oportunidad de usar buscadores como Bing y Google para encontrar archivos que se encuentren en la red. Esta es una gran ventaja en muchas circunstancias en las que comenzamos sin contar con el archivo necesario, dado que el programa nos ayuda desde el primer paso.

Tanto si estamos analizando un archivo local o uno online, la compatibilidad del software es completa con una amplia selección de documentos, como PDF, Microsoft Office y Open Office. O dicho de otra manera, cualquier documento de Word compatible va a poder ser analizado de una manera exhaustiva para encontrar la información que se encuentre escondida. Hay otras extensiones compatibles, entre ellas .SVG, por lo que en el día a día podemos ir descubriendo más posibilidades de FOCA que podemos aprovechar de una manera más que satisfactoria. En el caso de analizar archivos de imagen, estas tendrán que estar almacenadas en nuestro disco duro.

Cuando se ha hecho el análisis, FOCA nos presentará los datos que haya reunido para que podamos analizarlos por nosotros mismos y concentrarnos en aquellos campos que más nos interesen. También podemos beneficiarnos del sistema automatizado de análisis de datos del software, que une cabos con la intención de llegar a conclusiones que nos aporten información adicional. Por ejemplo, tras el análisis de un conjunto de documentos, FOCA hará una estimación de aquellos que tienen el mismo origen o de aquellos que tienen otros puntos en común.

El uso de FOCA es sencillo tanto en el caso de utilizarlo para analizar documentos alojados en la red como si lo usamos en archivos locales. Solo hay que seguir las opciones que nos vayan saltando en los menús y al final prestar mucha atención a la información que se nos proporcione. El análisis de ciertos archivos para obtener sus metadatos nos puede llevar a entender mejor ciertos elementos y aplicar este conocimiento a favor del progreso y crecimiento de nuestro negocio.

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Equipo de Expertos

Universidad Internacional de Valencia