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Nada es más relevante para la dirección de una empresa que tener un control de sus gastos e ingresos, de la situación financiera, del valor de las existencias y los activos; de saber que cobros y pagos están pendientes o de poder hacer comparativas para saber cómo evoluciona el negocio. Todos estos datos se obtienen a través del departamento de contabilidad.

La información que aporta el departamento de contabilidad es muy valiosa, no sólo para conocer y cuantificar la situación del negocio sino también para definir estrategias y tomar decisiones. Pero además de la utilidad práctica es una obligación legal. Todas las empresas deben regirse por normas nacionales e internacionales que delimitan cómo y de qué manera se debe llevar la contabilidad.

La normativa en vigor en España se formaliza en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, con el que se aprueba el Plan General de Contabilidad y el Real Decreto 1515/2007, de la misma fecha, donde se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (pymes) y los criterios contables específicos para las microempresas.  

 

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Funciones del departamento de contabilidad

De forma resumida, las funciones del departamento de contabilidad son:

  • Llevar al día los libros contables:
    • Libro diario: donde se formalizan los asientos contables de las operaciones diarias
    • Libros de registro: de facturas emitidas y recibidas, registro de los bienes de inversión y de las operaciones intracomunitarias si las hubiera
  • El cierre del ejercicio: sobre todo con la preparación del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria de cuentas.
  • Obligaciones registrales: Legalización y depósito de libros y cuentas.
  • Preparación de impuestos

El plan general contable (PGC) es el que indica cómo se deben llevar a cabo estas operaciones. El departamento contable necesita trabajar con la información que recibe del resto de departamentos de la empresa, y debe ser escrupuloso para exigir datos precisos y fiables.

  • Departamento de compras: para registrar las operaciones de compra de materias primas, existencias o producto final, y gestionar los pagos en las fechas acordadas.
  • Departamento de facturación / ventas: para registrar las facturas de venta y controlar las fechas de cobros.
  • Departamento de Recursos humanos: para contabilizar el coste de las nóminas y los seguros sociales.
  • Almacén: Para llevar control de los inventarios y existencias.
  • Departamento financiero: en este caso la comunicación es reciproca, cada uno de los dos departamentos necesitan información del otro.

 

El departamento de contabilidad y su importancia

Dentro de los principios contables, recogidos en las normas de contabilidad, el más destacable es el de ofrecer una imagen fiel de la empresa: de su patrimonio, de su situación financiera y de sus resultados. La información contable debe ser relevante, amplia, fiable, clara y comparable.

Esto es vital, tanto para el empresario a nivel interno, como para la imagen exterior de la empresa: ante los accionistas, los proveedores y clientes, los trabajadores y, por supuesto, para posibles inversores. De los registros y anotaciones contables se obtienen los datos de la actividad empresarial y, al final del año, del cierre del ejercicio económico.

El paso siguiente es ordenar, analizar e interpretar la información recibida. De ese modo, se pueden elaborar informes o comparativas (tablas o gráficos) para entregar a los gerentes o directivos. Estos datos bien diseñados son claves para evaluar los resultados de la empresa y determinar las estrategias futuras para la toma de decisiones.

Hemos hablado de la contabilidad financiera, pero también es importante para la toma de decisiones la contabilidad de costes. Esta contabilidad, que se desarrolla a nivel interno, proporciona información útil para la gestión de la empresa, como determinar el coste de producción, valorar las existencias, etc.

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Autor

Equipo de Expertos

Universidad Internacional de Valencia