Eventos deportivos: pasos para organizarlos con éxito

La realización de eventos deportivos es una de las actividades más populares en el mundo y dada la gran cantidad de aficionados y apasionados por el deporte su organización resulta crucial para que la gestión sea exitosa y alcance, entre otros objetivos, un alto nivel de notoriedad.

La planificación de un evento deportivo debe asegurar la realización de un  espectáculo divertido y con alto contenido recreativo, que garantice a los intervinientes, el pleno disfrute de las actividades deportivas. 

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A continuación se citan ciertas pautas necesarias para organizar un evento deportivo: 

1. Fase inicial 

Esta es la fase preparatoria del proceso, cuyas primeras decisiones se relacionan con:

• Fijar los objetivos y determinar el público objetivo.
• Seleccionar los deportes y los participantes en las competencias organizadas.
• Fijar fecha y lugar del evento: de preferencia lugares al aire libre, sin descartar salones de congresos para eventos más formales.
• Determinar la cantidad de intervinientes en el evento,  para sincronizarla con el espacio que van a ocupar. 

2. Establecimiento  del presupuesto 

Una vez determinado el presupuesto, proceder a asignar las partidas a cada una de las etapas de los eventos deportivos organizados:

• Montaje del evento.
• Staff contratado.
• Servicio de catering.

Tras tener claros los primeros puntos hay que establecer un presupuesto general para todo el evento y separarlo en diversas partidas para cada uno de los ámbitos del evento deportivo. Es necesaria una partida para el montaje del evento, el staff contratado y el servicio de catering, entre otros.

3. Cumplimiento de  la normativa legal

Es un aspecto clave ceñirse a la normativa legal vigente para la celebración de este tipo de eventos, para lo cual es necesario realizar los trámites con el fin de gestionar la expedición  de los documentos  requeridos: licencias, permisos, seguro de responsabilidad  civil, de venta de alimentos y de bebidas alcohólicas. 

4. Difusión del evento

A La organización de un evento deportivo deben sumarse estrategias de promoción, que garanticen su difusión  a la mayor cantidad de público posible, proporcionando inicialmente la información básica:

• Fecha y hora.
• Lugar.
• Formas de inscripción.
• Condiciones generales para participar.
• Reglamento.

Integrar los medios de comunicación en la difusión de los eventos deportivos  fomenta el interés de los potenciales participantes y la promoción de los mismos, utilizando páginas web, redes sociales, medios de prensa, canales de comunicación, sin olvidar la convocatoria a la prensa, otorgándole toda las facilidades para su operación.  Así se puede garantizar el éxito final del evento.  

Staff y personal de seguridad

El desarrollo eficaz de un evento deportivo depende en gran parte de la acertada selección del Staff, compuesto en forma general por:

• Árbitros, jueces y asistentes.
• Personal de mantenimiento (aseo).
• Servicio de catering.
• Personal de seguridad, que debe definir un plan de acción para emergencias.
• Soporte policíaco. 

Un gran evento deportivo se caracteriza por la acción de un personal de seguridad idóneo y un oportuno soporte policíaco, de ser necesario.