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La organización de eventos deportivos supone una excelente idea para ganar en notoriedad ya que la práctica deportiva es una de las aficiones más comunes en todo el mundo y con un mayor número de seguidores apasionados por el deporte.

Siempre que nos referimos a un evento deportivo lo asociamos con un espectáculo divertido y variado donde los deportistas y los aficionados disfrutan de una o varias jornadas festivas en torno al deporte. Para organizar un evento deportivo se deben seguir una serie de pautas que comentamos a continuación. 

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Fase inicial preparatoria

La primera toma de decisiones debe versar sobre definir cuáles son los objetivos del evento y marcar con claridad el público objetivo. El segundo punto a tratar es confirmar el tipo de deporte que se va a elegir y quiénes van a ser los participantes que estarán formando parte de la competición deportiva.

A su vez, hay que decidir cuándo y dónde se va a celebrar el evento. Lo más normal para ello es escoger un lugar al aire libre relacionado con el deporte como un parque o un campo, aunque también son buenos sitios los pabellones y salones de congresos, si hablamos a la organización de eventos deportivos con carácter más formal. Otro aspecto a tratar será la estimación de la afluencia de gente al evento para buscar un emplazamiento con un aforo amplio para no llevarse sorpresas.

¿Cuál es el presupuesto destinado al evento?

Tras tener claros los primeros puntos hay que establecer un presupuesto general para todo el evento y separarlo en diversas partidas para cada uno de los ámbitos del evento deportivo. Es necesario una partida para el montaje del evento, el staff contratado y el servicio de catering, entre otras.

La importancia de los aspectos legales

Cuando organizamos este tipo de eventos deportivos es clave ceñirse a la normativa y legislación establecida para estas celebraciones. Debido a ello, no debemos olvidarnos de realizar los trámites sobre las licencias y permisos, como por ejemplo el seguro de responsabilidad civil o el de venta de comida y bebidas alcohólicas.

Comunicación del evento

Si hay un aspecto importante a la hora de organizar un evento deportivo es darle la mayor difusión posible para que llegue al mayor público deseado. Para conseguir este objetivo, será necesario comunicar las fechas del evento y el lugar donde se va a celebrar, la manera de formalizar la inscripción, las condiciones generales y el reglamento establecido para el evento.

Para lograr que el evento tenga viralidad y seduzca al público potencial hay que contar con diferentes medios para que la comunicación sea un éxito. Gracias a la creación de una página web, las redes sociales del evento, los medios de prensa y otros canales comunicativos se podrá hacer publicidad del acontecimiento deportivo para lograr un efecto llamada a los aficionados y noticias en la prensa. 

No hay que olvidarse de convocar a la prensa al evento y darles las mayores opciones para realizar entrevistas o programa especiales para que el evento obtenga una repercusión más elevada. 

Staff y personal de seguridad

Otro aspecto esencial para que funcione el evento deportivo es disponer de un buen equipo de staff para que todo se desarrolle con la mayor eficacia. Para ello habrá que conformar una plantilla con árbitros, jueces, personal de asistencia, limpiadores y servicio de catering, entre otros.

Para que la seguridad sea total, es vital definir un plan de acción para cualquier emergencia que pueda ocurrir. Un gran evento deportivo se caracteriza por su personal de seguridad y, si es necesario, por el apoyo de la policía.

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Autor

Equipo de Expertos

Universidad Internacional de Valencia